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Implantando OKR em 8 passos bem definidos

Criar cadência, elaborar objetivos de curto e longo prazos e engajar pessoas não é tarefa fácil, por isso, nós da Grite Soluções elaboramos um passo a passo com 8 etapas para você implantar OKR na sua empresa, negócio ou projeto de maneira bem objetiva e definida. Veja abaixo.

Passo 1: Selecione um grupo piloto

A menos que sua equipe seja composta por cinco ou menos pessoas, é sempre uma boa ideia selecionar poucas pessoas para o seu grupo piloto.

Existem duas abordagens básicas que as empresas utilizam ao escolher um grupo piloto: gerenciamento ou uma função (por exemplo, engenharia). Ambas as abordagens têm benefícios e você deve decidir por si mesmo o que faz mais sentido.

A seleção da equipe de gerenciamento como seu grupo piloto geralmente funciona muito bem, porque o gerenciamento é usado para trabalhar de acordo com os objetivos. Os objetivos serão mais estratégicos e os benefícios de alinhamento dos OKRs brilharão. As desvantagens dessa abordagem são que convencer toda a equipe de gerenciamento a participar de um piloto nem sempre pode ser uma opção.

Seguir uma função como um grupo piloto tem o benefício de ver como o processo funcionará verticalmente, da pessoa mais jovem à mais alta nessa função. Além disso, outras funções estarão mais ansiosas em adotar OKRs se a virem trabalhar em uma equipe de colegas, do que se ela vier “de baixo” da gerência.

Independentemente da abordagem adotada, sempre recomendamos uma abordagem gradual em ambiente controlado. De acordo com nossa experiência, as empresas que passam direto de 3 a 6 meses gerenciando o processo em si e aprendem em larga escala.

Passo 2: Obtenha adesão de seus colegas de equipe

Garantir a adesão de colegas de equipe é fundamental para a adoção de qualquer novo processo ou prática, e os OKRs não são diferentes.

Descobrimos que a inclusão de seus colegas de equipe no início do processo e a configuração da implementação dos OKRs são mais bem-sucedidas.

Passo 3: Defina as regras básicas

Você encontrará muitas “regras” quando se trata de OKRs, mas na prática – todo mundo vai mexer um pouco as coisas. Em nossa experiência, ajustar é ótimo desde que todos estejam cientes disso. Aqui listamos alguns dos aspectos mais importantes que definirão seu processo de OKRs.

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Cadência

Por qual período os OKRs serão definidos? Normalmente, as empresas usam quartos, mas para organizações onde as coisas mudam e mudam rapidamente, recomendamos optar por 4, 6 ou 8 semanas.

Check-ins

Com que frequência os proprietários de OKR atualizam seus resultados chave? A prática geralmente aceitável é uma vez por semana e, por qualquer motivo, a maioria das empresas escolhe a sexta-feira.

Número máximo de objetivos

Qual é o número máximo de objetivos que uma equipe ou indivíduo pode possuir? Embora a prática geral seja três, no começo aconselhamos que esse número seja definido como um.

Número máximo de resultados principais

Para cada objetivo, qual é o número máximo de resultados principais? Algumas empresas não os limitam, mas, em nossa experiência, três funcionam melhor, enquanto cinco ainda são aceitáveis. Se um objetivo parece exigir mais de cinco, tente dividi-lo em dois objetivos.

Cadência de reunião de retroespectiva

Com que frequência as equipes devem se reunir para discutir o progresso em OKRs? Normalmente, esta é uma reunião semanal curta.

Como serão definidos os OKRs?

Existem três maneiras fundamentais pelas quais os OKRs podem ser configurados:

  • Top-down: todos os objetivos são definidos por um gerente ou supervisor. Em alguns casos, o CEO define os OKRs para toda a organização.
  • Bottom-up: os funcionários definem seus próprios OKRs com base no que eles acham que deve ser realizado. Para fazer isso funcionar, os OKRs da empresa, missão e visão devem ser claramente definidos.
  • Negociação: gerente ou supervisor e funcionário negociam OKRs. Normalmente, o gerente dirá algo como “Eu preciso alcançar X e Y neste trimestre, como você pode me ajudar? ”.

Independentemente de qual método você escolher para definir OKRs, é importante ter em mente os prós e os contras de cada abordagem:

  • De cima para baixo: promove o alinhamento, planejamento rápido
  • De baixo para cima: promove o engajamento e a motivação, requer pouca coordenação
  • Negociação: Meio termo entre Topdown e Bottom-up
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Passo 4: Nomear um OKRs Master

Dizem que quando algo é responsabilidade de todos, não é responsabilidade de ninguém. O OKRs Master é uma pessoa da sua equipe encarregada de garantir que os OKRs sejam implementados na perfeição.

Então, quem caberia no papel? Ao procurar um OKRs Master, lembre-se de que as características de um ótimo OKRs Master são…

  • Eles são funcionários, não consultores
  • Um guru operacional (desaconselhamos ter executivos ocupando esse cargo)
  • Entusiasmado com OKRs
  • Gosta de orientação e treinamento
  • Organizado e comprometido

O papel do OKRs Master é…

  • Garantir que a equipe siga as práticas acordadas em OKR
  • Treinar equipe de mentores processo de OKRs
  • Facilitar a adoção de OKRs
  • Ajudar a equipe a alcançar grandes objetivos e resultados chave
  • Administra ferramentas OKRs

O OKRs Master deve ser nomeado desde o início no processo de adoção de OKRs, pois será a peça-chave no lançamento bem-sucedido de OKRs.

O OKRs Master é um papel muito semelhante ao Scrum Master. É um papel muito importante que apóia o processo, em oposição a um papel de tomada de decisão. Assim como um ótimo Scrum master ajuda a equipe / scrum a se destacar no desenvolvimento ágil de software, o ótimo OKRs master ajuda as equipes a tirar o máximo proveito dos OKRs.

Passo 5: Defina a cadência dos OKRs

Ao adotar os OKRs, é preciso decidir a duração do período de planejamento – ou com que frequência você definirá objetivos.

A cadência mais comum são os trimestres, pois muitas pessoas afirmam que três meses é o momento ideal para atingir um objetivo ambicioso.

Dito isto, empresas menores e de alto crescimento tendem a se mover com uma velocidade mais alta e as coisas tendem a mudar rapidamente. Para refletir isso, muitos irão com uma cadência mais curta. Descobrimos que a cadência de seis ou oito semanas funciona melhor em um ambiente de movimento rápido.

Passo 6: Definir OKRs da empresa

Antes de você e sua equipe começarem a definir objetivos individuais e da equipe, é necessário definir os objetivos da empresa. Funcionários e equipes estão lá para ajudar a empresa a atingir seus objetivos.

Uma abordagem bastante comum é que a empresa defina objetivos anuais e trimestrais e aconselhamos que as empresas de alto crescimento e de estágio inicial façam o mesmo.

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Objetivos anuais

Os objetivos anuais da empresa devem ser os objetivos mais importantes e ambiciosos que ajudarão a empresa a cumprir sua missão e executar de acordo com sua visão.

Para defini-las, pense: se houvesse apenas três coisas que você poderia conseguir para o ano, quais seriam?

Exemplos:

  • Gerar mais vendas adicionais e vendas cruzadas
  • Tornar-se um líder de pensamento em nossa indústria
  • Crescer mais rápido que o mercado

Observe que, dependendo do tamanho da sua empresa, você pode muito bem ter mais de três objetivos anuais – no entanto, lembre-se de que os OKRs têm tudo a ver com foco. É altamente recomendável ter entre 3 e 5 objetivos anuais.

Objetivos trimestrais

Depois de ter sua missão, visão e objetivos anuais estabelecidos – a definição dos objetivos para o seu primeiro trimestre deve ser bastante direta. Os objetivos trimestrais devem ser alinhados aos objetivos anuais, mas mais táticos.

Por exemplo:

  • Melhorar o upsell de nossos clientes iniciantes
  • Obter cobertura da mídia
  • Fornecer uma nova solução vertical

Passo 7: Configurar reuniões regulares de revisão de OKRs

Uma das maiores armadilhas ao adotar OKRs é defini-las e esquecê-las. Essa é de longe a maneira mais simples de falhar com os OKRs.

Para impulsionar o desempenho e a responsabilidade, o progresso nos OKRs precisa ser revisado regularmente. A maioria das empresas realiza reuniões curtas toda semana (normalmente sexta-feira) para discutir o progresso em relação aos objetivos e definir prioridades para a próxima semana.

É importante observar que essas reuniões não devem ser de mãos dadas, mas cada equipe deve ter sua própria reunião. Se as equipes não são formadas, uma boa alternativa é ter reuniões com a gerente e seus relatórios.

Passo 8: Revise sua sessão de OKRs

Por fim, quando o período de planejamento terminar, você deverá organizar uma reunião com todas as mãos para discutir os resultados. Isso geralmente é esquecido nas empresas que tendem a se mover rapidamente e sempre esperam ansiosamente. A revisão completa da sessão aprovada dos OKRs é extremamente importante por vários motivos:

  • Demonstra a seriedade da empresa em relação aos OKRs. Se as coisas são feitas e ninguém percebe, isso realmente não importa.
  • É uma chance de dar crédito às pessoas que se destacaram em seus OKRs
  • É uma oportunidade de aprendizado para as pessoas e a empresa como um todo, para ver onde as coisas não foram bem e como elas poderiam ser melhoradas.

Author

Ingo Porto

Consultor sênior na área de planejamento estratégico. Ingo tem 41 anos, possui MBA em Gestão de Projeto e é atuante no mercado de TI desde 1997. Especialista em Planejamento Estratégico usando OKR, foi sócio de 3 empresas e 9 startups, o que lhe gabaritou a orientar dezenas de startups voluntariamente através da ACE Startups, do Porto Social, do StartPB, da FOZ Incubadora e da Campus Party (um dos maiores eventos de tecnologia do mundo), onde foi premiado como melhor mentor de startups (http://www.secti.pe.gov.br/balanco-startups-sao-premiadas-na-cprecife4/). Foi Analista de Planejamento e Gerente de Projetos de TIC na Secretaria de Educação do Estado de Pernambuco e atualmente é Líder Executivo da Grite Soluções.

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